7 errores al contratar software comercial y cómo evitarlos
Junio, 2025
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Lectura: 4 min
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Evelyn ERP
Invertir en un software comercial puede ser una de las decisiones más importantes para profesionalizar la operación de tu empresa. Ya sea que busques controlar inventarios, emitir facturas de forma más ágil o simplemente dejar atrás la improvisación con hojas de cálculo, el software correcto puede transformar por completo tu manera de trabajar. Pero hay algo aún más importante que elegir un software potente: evitar equivocarte al contratarlo.
En México, miles de pequeñas y medianas empresas invierten en tecnología sin entender del todo qué están contratando. Esto provoca frustración, desperdicio de recursos y hasta el abandono de la herramienta antes de usarla correctamente. Este blog está diseñado para evitar eso. Aquí repasamos los 7 errores más comunes al contratar un software comercial, y lo más importante, cómo prevenirlos con decisiones informadas y estratégicas.
Error 1: Elegir un software comercial sin tener claridad de tus procesos
Uno de los errores más frecuentes ocurre incluso antes de contactar al proveedor: no tener claridad sobre lo que tu empresa realmente necesita. Muchas veces se busca “algo que facture”, “un programa para inventarios” o simplemente “algo que me ayude”, sin identificar con precisión los procesos críticos que deben resolverse.
Cuando no tienes identificadas tus necesidades reales, terminas contratando un software comercial que no resuelve tus problemas de fondo. Por ejemplo, puedes adquirir una plataforma que factura, pero no controla pagos vencidos; o una que administra inventario, pero no te permite registrar devoluciones.
Cómo evitarlo
Antes de buscar proveedores, documenta tus procesos actuales. Define qué necesitas automatizar, dónde estás perdiendo tiempo o dinero y qué tareas generan errores frecuentes. Haz una lista clara: ventas, facturación, compras, cuentas por cobrar, inventarios, reportes, etc. Cuanto más claro seas con tus necesidades, más fácil será encontrar una herramienta que te dé resultados reales.
Error 2: Priorizar el precio sobre el acompañamiento y soporte
Muchas pymes buscan “el software más barato”, sin entender que el verdadero valor de un software comercial está en el soporte, la implementación y el acompañamiento postventa. Comprar un sistema barato que nadie en tu equipo puede configurar o entender termina saliendo carísimo.
En la práctica, esto significa que compras una herramienta que queda abandonada porque nadie sabe usarla o porque los tutoriales no resuelven los problemas reales de tu operación. No se trata solo del software, sino de cómo lo implementas.
Cómo evitarlo
Elige un proveedor que ofrezca un proceso guiado de implementación, soporte humano y acompañamiento cercano. Asegúrate de que haya alguien disponible para ayudarte cuando surjan dudas. Pregunta por capacitaciones, manuales claros, asistencia remota, e incluso por la posibilidad de que alguien te acompañe paso a paso.
Una herramienta con soporte limitado no es una solución, es solo un gasto.
Error 3: No considerar la escalabilidad del software comercial
Muchas empresas contratan soluciones muy básicas “por mientras” o “para salir del paso”, sin prever que el negocio puede crecer. El problema es que ese software comercial puede volverse obsoleto en menos de un año y obligarte a migrar toda tu información a otro sistema más robusto.
Esto sucede, por ejemplo, con programas que solo permiten registrar un número limitado de productos, que no tienen control de usuarios o que no se conectan con otros sistemas a medida que tu empresa evoluciona.
Cómo evitarlo
Piensa en el mediano plazo. Pregunta si el sistema es escalable, si puedes agregar más módulos en el futuro, aumentar usuarios o conectarlo con herramientas externas (como sistemas contables, tiendas en línea o bancos).
El mejor software no es el que resuelve lo de hoy solamente, sino el que se adapta al crecimiento de tu negocio.
Error 4: No involucrar al equipo que usará el software comercial
Otro error frecuente es que la decisión se tome solo desde la gerencia sin consultar a las personas que usarán el sistema en el día a día. Como resultado, el software comercial puede resultar confuso, incómodo o simplemente inútil para quienes lo necesitan.
Esto puede generar resistencia interna, rechazo al cambio o incluso sabotaje pasivo (dejar de usar el sistema y seguir con los métodos antiguos).
Cómo evitarlo
Desde el inicio, involucra a las áreas operativas. Pregúntales qué problemas enfrentan actualmente, qué les facilitaría el trabajo, y qué tipo de funcionalidades les parecen más útiles. Además, asegúrate de que reciban capacitación adecuada y de que puedan expresar dudas o sugerencias durante la implementación.
Un software que el equipo valora y comprende es un software que se usa bien.
Error 5: No verificar que el software sea compatible con tus procesos fiscales
En México, la emisión de facturas electrónicas CFDI, los complementos fiscales y las actualizaciones del SAT son aspectos que ningún empresario puede pasar por alto. Sin embargo, muchos compran sistemas que “facturan”, pero no cumplen con los requisitos oficiales o no se actualizan cuando cambia la normativa.
Este error puede derivar en multas, cancelaciones de facturas o problemas con el contador.
Cómo evitarlo
Verifica que el software comercial esté actualizado con la versión vigente del SAT (por ejemplo, CFDI 4.0), que permita emitir complementos como carta porte o pagos y que tenga certificación de PAC. Asegúrate también de que el sistema se actualice sin cargos adicionales y que tu proveedor te notifique cuando haya cambios fiscales importantes.
La tecnología debe ser un respaldo, no un riesgo frente a la autoridad.
Error 6: No analizar los costos totales del software comercial
Muchas empresas se dejan llevar por el precio inicial atractivo sin considerar los costos ocultos. Es común encontrar sistemas que parecen accesibles, pero cobran por cada módulo extra, cada usuario adicional, por el timbrado, por soporte técnico o incluso por cada actualización.
Cuando sumas todo esto, el software resulta mucho más caro de lo que pensabas.
Cómo evitarlo
Antes de contratar, solicita una cotización clara y detallada. Pregunta si el precio incluye soporte, actualizaciones, usuarios ilimitados, timbres, implementación y módulos. Compara proveedores con base en el valor total anual y no solo en el precio de entrada.
Un software comercial debe ofrecer transparencia en precios y no convertirse en una trampa de cargos extra.
Error 7: No contar con respaldo y seguridad de la información
Un software que almacena la información en la computadora local sin respaldo, o que no encripta los datos, es una vulnerabilidad crítica para cualquier empresa. Si pierdes la laptop, si se daña el disco duro o si alguien roba el equipo, puedes perder toda la operación de tu negocio.
Esto es especialmente grave si el sistema no cuenta con copias automáticas ni recuperación de datos.
Cómo evitarlo
Elige un software comercial que funcione en la nube, que tenga copias de seguridad automáticas, accesos por usuario con permisos diferenciados y encriptación de datos. Además, asegúrate de que puedas acceder a tu información desde cualquier dispositivo si lo necesitas, y que tengas control sobre quién puede ver o editar cada módulo.
Tu información es uno de tus activos más valiosos. Protégela con la tecnología adecuada.
Conclusión: Elegir bien es evitar todo lo anterior
Un software comercial bien elegido no solo mejora tus procesos: te evita todos estos errores que hemos visto. Desde una mala implementación hasta riesgos fiscales o pérdida de información, la mayoría de los problemas al contratar software pueden prevenirse si eliges una herramienta confiable, pensada para crecer contigo y con soporte real.
Y si buscas una opción que cumpla con todos estos puntos, Evelyn ERP puede ayudarte a dar ese paso con seguridad. Somos más que una plataforma: somos un equipo que te acompaña de verdad.
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